Hea juhtimissüsteemi seitse tunnust

Hea juhtimissüsteem ei ole pelgalt protsessikirjelduste, tööjuhendite, riskihindamiste, eesmärkide ja kehtiva ISO sertifikaadi olemasolu. Selle tegelik väärtus avaldub selles, kuidas see toetab ettevõtte igapäevast juhtimist ja aitab organisatsioonil järjepidevalt areneda.

Hea juhtimissüsteem ei pea olema keeruline ega mahukas. Vastupidi – mida loomulikumalt on see ettevõtte igapäevasesse töökorraldusse integreeritud, seda vähem tajutakse seda eraldiseisva „ISO süsteemina“. Millest siis ära tunda, et juhtimissüsteem päriselt toimib?

Üks olulisemaid tunnuseid on see, et kirjeldatud ja tegelik töökorraldus langevad kokku. Protsessid, vastutused ja kokkulepitud tööviisid ei eksisteeri ainult dokumentides, vaid kirjeldavad seda, kuidas ettevõttes päriselt töötatakse.

Kui dokumentides on kirjas üks, kuid igapäevatöös tehakse midagi muud, tekib sisuliselt kaks paralleelset süsteemi: üks ettevõtte ja teine auditi jaoks. Sellises olukorras muutub juhtimissüsteemi haldamine omaette kohustuseks ning töötajatel on raske näha selle praktilist väärtust.

See ei tähenda, et kõik ettevõttes toimuv peab olema üksikasjalikult dokumenteeritud. Dokumenteerida tuleb eelkõige seda, mida on vaja protsesside ühtseks toimimiseks, riskide juhtimiseks ja olulise organisatsioonilise teadmise säilitamiseks.

Hea juhtimissüsteem ei eksisteeri ettevõtte strateegiast eraldi. Selle kaudu juhitavad protsessid, eesmärgid, mõõdikud ja tegevused peaksid aitama saavutada ettevõtte enda eesmärke.

Kui näiteks ettevõtte eesmärk on vähendada reklamatsioone, parandada tarnekindlust või kasvatada tootlikkust, peaks juhtimissüsteem aitama mõista, millised protsessid neid tulemusi mõjutavad, kuidas nende toimivust hinnatakse ning milliseid parendusi on vaja teha.

Juhtimissüsteemi eesmärk ei ole seega lihtsalt standardi punktide täitmine. Standard loob raamistiku, kuid selle sees peab ettevõte juhtima enda jaoks olulisi küsimusi.

Hästi toimivas ettevõttes ei peaks olulise tegevuse puhul pidevalt tekkima küsimust, kes selle eest vastutab või kuidas edasi tegutseda. Juhtimissüsteem aitab kokku leppida vastutused, protsesside omavahelised seosed ning olulised tööpõhimõtted.

Selgus muutub eriti oluliseks ettevõtte kasvades. Väikeses meeskonnas võib suur osa teadmistest liikuda suuliselt ning töötajad teavad harjumusest, kelle poole mingi küsimusega pöörduda. Töötajate arvu ja tegevuse keerukuse kasvades muutub selline korraldus aga järjest haavatavamaks. Hästi üles ehitatud juhtimissüsteem aitab vähendada sõltuvust üksikute inimeste teadmistest ning säilitada ettevõtte toimimiseks olulise teadmise organisatsioonis.

Üks selgemaid erinevusi formaalse ja toimiva juhtimissüsteemi vahel seisneb selles, mida tehakse süsteemi kaudu kogutava informatsiooniga. Mõõdikuid võib koguda, riske hinnata, auditeid teha ja kõrvalekaldeid registreerida, kuid kui saadud infot juhtimisel ei kasutata, jääb suur osa tegevusest formaalsuseks.

Toimivas juhtimissüsteemis jõuab oluline teave juhtideni ning selle põhjal tehakse otsuseid. Kui mõni protsess ei saavuta soovitud tulemust, analüüsitakse põhjuseid. Kui risk suureneb, otsustatakse, kuidas seda maandada. Kui korduvad samad vead või reklamatsioonid, otsitakse võimalusi nende põhjuste kõrvaldamiseks.

Seega ei ole mõõtmise eesmärk mõõtmine ise. Informatsiooni kogutakse selleks, et ettevõtet oleks võimalik paremini juhtida.

Hea juhtimissüsteemi tunnus ei ole probleemide puudumine. Kõigis ettevõtetes esineb kõrvalekaldeid, eksimusi ja olukordi, kus soovitud tulemust ei saavutata. Palju olulisem on see, kuidas organisatsioon neile reageerib.

Kui probleemi eesmärk on võimalikult kiiresti „ära sulgeda“, võib selle tegelik põhjus jääda lahendamata. Sama viga võib mõne aja pärast uuesti tekkida. Toimivas juhtimissüsteemis kasutatakse kõrvalekaldeid informatsioonina: püütakse mõista, miks probleem tekkis, kas see võib korduda ning mida tuleks süsteemis muuta.

Sama põhimõte kehtib auditite puhul. Auditi eesmärk ei peaks olema jätta muljet, et ettevõttes on kõik ideaalne. Avatud suhtumine puudustesse võimaldab kasutada auditit selleks, milleks see tegelikult väärtuslik on – süsteemi nõrkade kohtade avastamiseks ja parendamiseks.

Hea juhtimissüsteemi dokumentatsioon on eesmärgipärane. Tööjuhend, protsessikirjeldus, vorm või kontrollnimekiri peaks olema olemas seetõttu, et sellel on ettevõtte toimimises konkreetne ülesanne.

Kui dokumente koostatakse üksnes seetõttu, et neid võiks auditi ajal vaja minna, või säilitatakse aastaid ilma nende vajalikkust hindamata, hakkab juhtimissüsteem paratamatult bürokraatiat juurde tekitama. Samuti ei ole hea süsteemi tunnuseks võimalikult detailne dokumentatsioon. Liiga põhjalikud juhendid võivad muuta info leidmise keeruliseks ning kiiresti vananeda.

Hea dokumentatsioon on piisavalt põhjalik, et toetada ühtset ja kontrollitud töökorraldust, kuid piisavalt lihtne, et inimesed seda päriselt kasutaksid.

Juhtimissüsteem ei ole projekt, mis ühel hetkel valmis saab. Ettevõtted muutuvad: lisanduvad töötajad ja kliendid, võetakse kasutusele uusi tehnoloogiaid, muudetakse töökorraldust, sisenetakse uutele turgudele ning muutuvad ka ettevõtte ees seisvad riskid ja võimalused.

Kui juhtimissüsteem nende muutustega kaasa ei lähe, hakkavad tegelik töökorraldus ja dokumenteeritud süsteem järk-järgult teineteisest eemalduma. Seetõttu ei tähenda pidev parendamine ainult auditites leitud puuduste kõrvaldamist. See tähendab regulaarset hindamist, kas olemasolevad protsessid ja juhtimisvõtted on endiselt ettevõtte jaoks sobivad ning mida saaks teha lihtsamalt, tõhusamalt või paremini.

Hästi toimiv juhtimissüsteem ei takista muutusi, vaid aitab neid süsteemselt juhtida.

Hea juhtimissüsteemi tunneb lõpuks ära mitte dokumentide hulgast ega sellest, kui hästi ettevõte auditiks valmistub, vaid sellest, kuidas ettevõte igapäevaselt toimib. Süsteem peegeldab tegelikku töökorraldust, toetab ettevõtte eesmärke, muudab vastutused selgemaks, annab juhtidele otsustamiseks vajalikku teavet ning aitab probleemidest õppida.

Kõige paremini toimivas süsteemis ei pruugi töötajad isegi mõelda, et nad „kasutavad juhtimissüsteemi“. Kokkulepitud tööviisid, vastutused, eesmärkide jälgimine, riskide juhtimine ja parendamine on lihtsalt osa sellest, kuidas ettevõttes tööd tehakse.

Hea juhtimissüsteem ei ole ettevõtte kõrval eksisteeriv süsteem. See on osa sellest, kuidas ettevõtet juhitakse.

MÕTTEKOHT!

Kui vaadata neid seitset tunnust teie ettevõtte vaatenurgast, siis millised neist on juba juhtimise loomulik osa ja milliste puhul on veel arenguruumi?