Kui ettevõttes kerkib päevakorda ISO juhtimissüsteemi juurutamine, kõlab üsna sageli küsimus: „Kas see tähendab nüüd jälle rohkem dokumente ja paberimajandust?“ Arvamus, et ISO on paberimajandus, on üks visamaid müüte, mis ISO standardeid saadab. Põhjus ei peitu aga enamasti standardites endis, vaid kogemustes juhtimissüsteemidega, mis on aja jooksul muutunud keerukaks, mahukaks ja igapäevatööst kaugenenud. Kui töötajad puutuvad juhtimissüsteemiga kokku peamiselt enne auditit või uute dokumentide kinnitamisel, on lihtne kujundada arvamus, et kogu süsteemi eesmärk ongi dokumentide loomine.
Arvamus, et ISO on paberimajandus, tuleneb enamasti kogemustest halvasti üles ehitatud juhtimissüsteemidega, mitte standardite tegelikest nõuetest.
Tegelikkuses on ISO standardite eesmärk hoopis teine. Need ei ole loodud selleks, et ettevõtted koostaksid võimalikult palju dokumente, vaid selleks, et aidata neil oma tegevust süsteemselt juhtida, riske ennetada ning järjepidevalt areneda. Dokumentatsioon on selle juures üks vahend, mitte eesmärk omaette.
Standard ei nõua dokumente dokumentide pärast
Üks levinumaid eksiarvamusi on, et ISO standardid määravad üksikasjalikult, milliseid dokumente ettevõte peab koostama. Tegelikult on tänapäevased standardid märksa paindlikumad. Need ei ütle, mitu protseduurikirjeldust peab ettevõttel olema, kui mahukas peab olema kvaliteedikäsiraamat või millises vormis tuleb infot säilitada. Standard kirjeldab eelkõige seda, mida ettevõte peab juhtima, jättes ettevõttele vabaduse otsustada, kuidas seda kõige mõistlikumalt teha.
See tähendab, et juhtimissüsteem peab lähtuma ettevõtte tegelikest vajadustest. Väikeses organisatsioonis võib mõni protsess toimida edukalt paari lihtsa juhendi abil, samas kui suuremas ja keerukamas ettevõttes võib sama valdkond vajada põhjalikumat kirjeldamist. Dokumentatsiooni maht ei näita juhtimissüsteemi kvaliteeti. Palju olulisem on see, kas olemasolevad kirjeldused toetavad ettevõtte igapäevast toimimist.
Dokumentatsioon peab teenima ettevõtet
Sageli arvatakse, et hästi toimiv juhtimissüsteem tähendab võimalikult põhjalikku dokumentatsiooni. Tegelikult ei loo ükski dokument ettevõttele väärtust pelgalt seetõttu, et see on olemas. Väärtus tekib alles siis, kui dokument aitab inimestel teha oma tööd ühtsete põhimõtete järgi, vähendab eksimuste riski või toetab juhtimisotsuseid.
Näiteks võib hästi koostatud tööjuhend lühendada uue töötaja väljaõpet, ühtlustada töövõtteid ja vähendada vigade arvu. Samuti võib selgelt kirjeldatud protsess aidata vältida olukordi, kus sama ülesannet tehakse erinevate töötajate poolt erinevalt. Kui dokumente aga igapäevases töös ei kasutata või need ei kajasta enam tegelikku töökorraldust, muutuvad need kiiresti koormaks ning loovadki mulje tarbetust paberimajandusest.
Seetõttu ei tasu dokumentatsiooni hinnata selle mahu järgi. Palju olulisem on küsida, kas iga dokument täidab konkreetset eesmärki ning kas selle olemasolu aitab ettevõttel paremini toimida.
Kust tekib arusaam, et ISO on paberimajandus?
Praktikas ei teki liigne dokumentatsioon enamasti standardite tõttu. Selle põhjuseks on sageli viis, kuidas juhtimissüsteem on ettevõttes üles ehitatud ja aastate jooksul arenenud. Lisatakse uusi vorme, juhendeid ja protsessikirjeldusi, kuid vanu dokumente ei vaadata enam kriitilise pilguga üle. Aja jooksul muutub süsteem järjest mahukamaks, kuigi selle praktiline kasutatavus väheneb.
Sama juhtub siis, kui dokumente koostatakse eelkõige audiitori ootusi silmas pidades, mitte ettevõtte tegelikest vajadustest lähtudes. Sellisel juhul muutub dokumentatsioon eesmärgiks omaette ning inimesed ei näe enam selle praktilist väärtust.
Hea juhtimissüsteemi kvaliteeti ei näita dokumentide arv. Seda näitab hoopis see, kas töötajad neid päriselt kasutavad ning kas need aitavad ettevõttel oma tegevust paremini juhtida.
Vähem võib olla rohkem
Sageli arvatakse, et mida põhjalikumalt on kõik protsessid kirjeldatud, seda parem on juhtimissüsteem. Praktikas võib liigne detailsus muuta süsteemi hoopis raskesti kasutatavaks. Kui iga väiksemgi tegevus on kirjeldatud mahukates juhendites, mida keegi enam ei loe, ei täida dokumentatsioon oma eesmärki.
Hästi toimiv juhtimissüsteem sisaldab just nii palju dokumentatsiooni, kui ettevõttel on vaja oma tegevuse juhtimiseks. Mõnes valdkonnas piisab lühikesest protsessikirjeldusest, teises on vajalik detailsem tööjuhend või kontrollimeede. Oluline ei ole dokumentide hulk, vaid nende kasutatavus ja praktiline väärtus.
Kui ISO on paberimajandus, on probleem juhtimises
Kui ettevõttes öeldakse, et „ISO on paberimajandus“, tasub küsida, millel selline hinnang põhineb. Enamasti ei ole probleem standardis, vaid selles, kuidas juhtimissüsteem on ettevõttes üles ehitatud ja millist eesmärki see tegelikult täidab.
Kui juhtimissüsteemi kasutatakse ainult enne auditit, dokumente igapäevatöös ei avata ning nende peamine eesmärk on sertifikaadi säilitamine, jätab see paratamatult mulje tarbetust paberimajandusest. Kui sama süsteem toetab aga juhtimisotsuseid, aitab protsesse ühtlustada, vähendab vigade tekkimise riski ning toetab ettevõtte arengut, muutub ka selle tegelik väärtus nähtavaks.
Erinevus ei seisne ISO standardis. Erinevus seisneb selles, kas juhtimissüsteem on ettevõtte jaoks formaalne kohustus või igapäevane juhtimise tööriist.
Kokkuvõte
ISO standardite eesmärk ei ole panna ettevõtteid koostama rohkem dokumente. Nende eesmärk on aidata ettevõttel oma tegevust süsteemselt juhtida ning luua eeldused järjepidevaks arenguks. Milline dokumentatsioon selleks vajalik on, sõltub ettevõtte tegevusest, riskidest ja vajadustest.
Hästi toimiv juhtimissüsteem sisaldab piisavalt dokumentatsiooni, et toetada ettevõtte juhtimist, kuid mitte rohkem, kui selleks tegelikult vaja on. Selle väärtus ei seisne dokumentide hulgas, vaid selles, kuidas need aitavad ettevõttel paremini toimida.
Kõige paremini toimivaid juhtimissüsteeme iseloomustab sageli üks ühine joon – töötajad ei räägi neist igapäevaselt. Nad lihtsalt teavad, kuidas tööd teha, kust vajalikku teavet leida ja mille järgi otsuseid langetada. Juhtimissüsteem on saanud ettevõtte loomulikuks osaks ning toetab igapäevast tööd märkamatult.
Kui juhtimissüsteem aitab ettevõttel tegutseda ühtsete põhimõtete järgi, vähendab vigade tekkimise riski ning toetab paremaid juhtimisotsuseid, ei ole see paberimajandus.
See on hästi toimiva ettevõtte loomulik osa.
MÕTTEKOHT!
Kui palju teie ettevõtte juhtimissüsteemi dokumentidest kasutatakse päriselt igapäevases töös ning kui paljud neist on alles üksnes sellepärast, et „nii on alati olnud“?
