Kvaliteedijuht ei vastuta üksi – ISO 9001 on kogu ettevõtte juhtimissüsteem

Kvaliteedijuht on sageli esimene inimene, kellega ettevõttes ISO 9001 juhtimissüsteemi seostatakse. Ta korraldab dokumentatsiooni, valmistab ette auditeid, jälgib mittevastavusi ja aitab tagada juhtimissüsteemi vastavuse standardi nõuetele. Selline tööjaotus võib tunduda loogiline, kuid sellega kaasneb üks oluline risk: kvaliteedijuhtimissüsteemi hakatakse käsitlema kvaliteedijuhi vastutusvaldkonnana, mitte ettevõtte juhtimise osana.

Tegelikult on ISO 9001 mõeldud kogu organisatsiooni tegevuse süsteemseks juhtimiseks ja järjepidevaks parendamiseks. Selle eesmärk ei ole luua eraldiseisvat kvaliteedialast töökorraldust, vaid aidata ettevõttel saavutada soovitud tulemusi, täita klientide nõudeid ja muuta oma tegevus usaldusväärsemaks.

Ettevõtte toodete ja teenuste kvaliteet kujuneb igapäevases töös. Seda mõjutavad juhtimisotsused, tööde planeerimine, töötajate pädevus, materjalide ja tarnijate valik, tööprotsesside korraldus ning probleemidele reageerimine.

Kvaliteedijuht saab aidata neid tegevusi süsteemselt korraldada, kuid ta ei saa üksinda tagada nende tulemuslikkust.

Näiteks kui tootmises esineb korduvaid kvaliteediprobleeme, ei piisa sellest, et kvaliteedijuht registreerib mittevastavused ja koostab aruande. Probleemide lahendamiseks võib olla vaja muuta tootmisprotsessi, täpsustada tööjuhiseid, parandada seadmete hooldust või korraldada töötajatele täiendavat väljaõpet. Need otsused ja tegevused eeldavad tootmisjuhi, teiste vastutavate töötajate ning vajaduse korral juhtkonna osalemist.

Sama kehtib teenindus- ja projektipõhistes ettevõtetes. Kui tähtajad venivad, kliendi nõuded jäävad ebaselgeks või töö tuleb korduvalt ümber teha, ei ole tegemist üksnes kvaliteedijuhi probleemiga. Need on ettevõtte töökorralduse ja juhtimise küsimused.

ISO 9001 pöörab olulist tähelepanu juhtkonna eestvedamisele ja pühendumusele. Standardi kohaselt vastutab tippjuhtkond kvaliteedijuhtimissüsteemi tulemuslikkuse eest ning peab tagama, et selle nõuded oleksid lõimitud organisatsiooni äriprotsessidesse.

Praktikas tähendab see enamat kui kvaliteedipoliitika ja eesmärkide kinnitamist või juhtkonnapoolsel ülevaatusel osalemist.

Juhtkond peab looma tingimused, et kokkulepitud töökorraldus ka tegelikult toimiks. Selleks tuleb määrata vastutused, tagada vajalikud ressursid, seada eesmärgid ning kasutada juhtimissüsteemist saadavat teavet otsuste tegemisel.

Näiteks kui ettevõtte üks eesmärk on vähendada praaktööde või klientide kaebuste arvu, ei tohiks see jääda üksnes kvaliteedijuhi jälgitavaks näitajaks. Vastutavad juhid peavad mõistma probleemide põhjuseid, kavandama vajalikud muudatused ja hindama, kas rakendatud tegevused annavad soovitud tulemuse.

Juhtimissüsteem toimib siis, kui see toetab juhtimisotsuseid, mitte ei eksisteeri neist eraldi.

Kvaliteedijuhil on juhtimissüsteemi toimimises oluline roll. Ta võib koordineerida süsteemi arendamist, toetada protsesside kirjeldamist, korraldada siseauditeid, analüüsida mittevastavusi ning aidata juhtidel leida parendusvõimalusi.

See ei tähenda aga, et kvaliteedijuht peaks vastutama kõigi protsesside toimimise eest.

Igal protsessil peab olema selge vastutaja, kes tunneb oma valdkonna tegevusi, jälgib tulemusi ja korraldab vajalikke muudatusi. Kvaliteedijuhi ülesanne on toetada tervikliku juhtimissüsteemi toimimist ning aidata tagada, et erinevad protsessid oleksid omavahel kooskõlas.

Kui kogu vastutus koondub kvaliteedijuhile, võib tekkida olukord, kus teised juhid ja töötajad näevad ISO 9001 nõudeid kellegi teise ülesandena. Sellisel juhul suureneb oht, et juhtimissüsteem muutub igapäevasest töökorraldusest eraldiseisvaks tegevuseks.

Toimiva kvaliteedijuhtimissüsteemi puhul ei pea ettevõte ISO 9001 nõuete täitmiseks looma paralleelset töökorraldust. Standardi põhimõtted peaksid väljenduma selles, kuidas ettevõte juba oma tegevust juhib.

Näiteks:

• Eesmärkide seadmine: ettevõtte eesmärgid on seotud tegelike äriliste vajadustega ning nende saavutamist jälgitakse.
• Protsesside juhtimine: tööde korraldus, vastutused ja vajalikud kontrollid on selgelt määratud.
• Riskide käsitlemine: võimalikke probleeme märgatakse ja nendega tegeletakse enne, kui need põhjustavad olulisi tagajärgi.
• Tulemuste hindamine: otsuseid tehakse asjakohase teabe põhjal, mitte üksnes oletustele tuginedes.
• Parendamine: vigade ja kõrvalekallete põhjuseid analüüsitakse ning saadud teadmisi kasutatakse töökorralduse parandamiseks.

Toimiva juhtimissüsteemi omadustest olen lähemalt kirjutanud ka artiklis „Hea juhtimissüsteemi seitse tunnust“.

Need ei ole tegevused, mida ettevõte peaks tegema ainult ISO sertifikaadi pärast. Need on hea juhtimise loomulikud osad.

Standard aitab neid tegevusi süsteemselt käsitleda ning tagada, et nende toimimine ei sõltuks üksnes üksikute töötajate kogemustest või harjumustest.

ISO 9001 rakendamine ei tähenda, et ettevõttes peab olema eraldi kvaliteedijuhi ametikoht. Väiksemates organisatsioonides võivad juhtimissüsteemiga seotud ülesanded olla jaotatud mitme inimese vahel või täita neid ettevõtte juht ise.

Samuti võib ettevõte kasutada välise kvaliteedijuhi või konsultandi tuge. See võib olla otstarbekas näiteks siis, kui ettevõttel puudub vajadus täiskohaga kvaliteedijuhi järele, kuid juhtimissüsteemi arendamiseks, siseauditite korraldamiseks või kvaliteediprobleemide analüüsimiseks on vaja erialaseid teadmisi.

Välise spetsialisti kaasamine ei muuda siiski juhtkonna ega protsesside eest vastutavate töötajate rolli. Juhtimissüsteem peab toimima ettevõtte enda töökorralduse osana sõltumata sellest, kes selle arendamist ja koordineerimist toetab.

Oluline ei ole kvaliteedijuhi ametikoha olemasolu, vaid see, et vastutused oleksid selged ja juhtimissüsteem toimiks.

Kvaliteedijuht võib olla süsteemi arendamise eestvedaja ja oluline tugi juhtkonnale, kuid ettevõtte kvaliteeti ei saa juhtida ühest ametikohast. See kujuneb kõigi nende inimeste otsuste ja tegevuste tulemusena, kes osalevad ettevõtte töö korraldamises ja elluviimises.

ISO 9001 ei peaks olema süsteem, mida kvaliteedijuht ettevõtte jaoks üleval peab. See peaks olema süsteem, mille abil ettevõte oma tegevust juhib.

MÕTTEKOHT!

Kui teie ettevõtte kvaliteedijuht homme töölt lahkuks, kas juhtimissüsteem toimiks edasi tavapärase töökorralduse osana või jääks suur osa sellest seisma?